Il matrimonio si avvicina e voi non sapete da dove cominciare per creare la disposizione dei Tavoli del Matrimonio. Diciamoci la verità, distribuire gli invitati ai diversi tavoli è uno dei tasti più dolenti dei preparativi. Anzi, una delle fasi più temute dalle coppie di sposi durante l’organizzazione del matrimonio.  Niente paura, oggi vi svelo regole e schemi da seguire per l’assegnazione degli ospiti a tavola durante un ricevimento di nozze.

Progetto Floreale, Design e Disposizione Tavoli a cura di Tulle & Cannella Wedding Planner

Gli aspetti da tener presente sono tanti
Come combinare gli ospiti in modo che tutti si sentano a proprio agio
Quali sono i parenti che devono stare più vicini al tavolo degli sposi
Come compilare la piantina fornita dalla location

In alcuni casi vi darò consigli pratici, in altri consigli super collaudati, in altri ancora qualche suggerimento da Galateo, affinché la disposizione dei Tavoli del Matrimonio risulti perfetta e senza intoppi.

Uno dei momenti che amo di più. Prendo per mano gli Sposi e li accompagno a vedere la Sala Ricevimenti allestita così come abbiamo progettato e sognato sin dall’inizio – tullecannella.it

La frase che sento dire molto spesso dalle mie spose e che sono certa state formulando anche voi in questo momento è:

“Ma devo proprio fare la disposizione ai tavoli?

Non posso lasciare gli ospiti liberi di accomodarsi dove vogliono?”

In teoria Sì, nella pratica, NO, lo sconsiglio vivamente.

A meno che non amiate vedere davanti ai vostri occhi (nel giorno più bello della vostra vita) battibecchi, schiamazzi e corse ad ostacoli tra gli invitati che vogliono accaparrarsi il tavolo più ambito della sala. O peggio ancora liti tra gruppi di ospiti che vogliono per forza stringersi in 15 in un tavolo che a malapena può contenerne 10 😕

Io e il Maitre studiamo la piantina dei tavoli – Matrimonio Dario e Desy – Tulle & Cannella

Unica eccezione posso concederla e suggerirla solo se si parla di un matrimonio intimo, con 15-20 invitati, in cui c’è una tale intimità tra gli ospiti che sicuramente non si vedranno situazioni spiacevoli.

Se questo però non è il vostro caso, ecco alcuni buoni consigli per stilare la famosa lista dei Tavoli del Matrimonio.

La prima cosa da fare è preparare un file Excel dove scrivere i primi gruppi di ospiti che immaginate ad uno stesso tavolo. La prima versione sarà una bozza, giusto per prendere confidenza con i nomi e le possibili combinazioni. Poi, man mano che il matrimonio si avvicina, sarete più precise e allenate a capire chi deve stare con chi, e chi non deve essere nemmeno vicino di tavolo 🙂

Uno schema scaricabile dal web per creare la disposizione dei vari tavoli – naturalrugs.com

Queste prime liste subiranno molte variazioni fino al giorno delle nozze, sia per far posto a combinazioni migliori o ad aggiunte inaspettate, che per defezioni dell’ultimo minuto. Quindi non vi scoraggiate ai primi ostacoli.

Il file Excel vi sarà utile per decidere quante persone alloggiare ad un tavolo. Se la location dispone ad esempio di 10 tavoli da 8 posti e di 15 tavoli da 10, dovrete creare dei gruppetti appositi. Ricordatevi che un tavolo da 8 può diventare massimo per 9 persone, ed uno da 10 potrà ospitare massimo 11 invitati. Non chiedete tavoli impossibili al maître o alla vostra wedding planner perché non vi accontenteranno. La vivibilità a tavola, intesa come spazio tra un commensale e l’altro, è fondamentale per la buona riuscita di un evento, sia che si tratti di una mise en place a casa propria che di un pranzo di nozze.

Le location devono sempre fornirvi una piantina della sala – In questo caso la mia location mi forni una planimetria molto dettagliata e ben fatta – Tulle & Cannella Wedding Planner

Altro elemento fondamentale è la Piantina della Sala Ricevimenti che dovrete chiedere alla vostra location. Su di essa troverete la reale disposizione dei Tavoli del Matrimonio che il maître e i camerieri conoscono a menadito e sono abituati ad individuare subito quando entrano in sala. Il ristorante di solito assegna una numerazione semplice ai vari tavoli, spetterà a voi assegnare ad ogni numero il nome del tavolo che avete scelto per il vostro Tableau Mariage.

Se ad esempio per il Tableau sceglierete i nomi delle Ninfe, il tavolo che la vostra villa chiama Tavolo 4 corrisponderà al vostro Tavolo Calipso, il tavolo 5 al Tavolo Nausicaa e via dicendo…

Altra cosa importante, non dimenticate di segnare accanto al nome del tavolo anche il numero di ospiti (lo schema che trovate in basso potrà farvi capire meglio di cosa parlo). Se avete richieste speciali vanno segnalate sempre in questo file, vicino al nome dell’invitato. Intolleranze, allergie o un semplice seggiolone per un bimbo al di sotto dei 3 anni, andranno scritti lì.

In questa piantina sono riportati sia i numeri dati ai vari tavoli dal maitre, che il numero di ospiti per ogni tavolo – www.tullecannella.it

Dopo aver fatto questi primi passi è bene ricordare alcune Regole del Galateo per assegnare i posti nel miglior modo possibile, con eleganza ma anche un pizzico di moderno buon senso 😉

Partendo dalla planimetria della sala, e precisamente dal Tavolo Sposi che di solito è in un punto centrale ben visibile da tutti, procedete sistemando per primi i vostri rispettivi genitori. I genitori della Sposa devono andare al tavolo che si trova alla destra degli sposi, mentre quelli dello sposo devono accomodarsi a quello a sinistra. In alcuni casi entrambe le coppie di genitori decidono di stare allo stesso tavolo (al Sud quasi mai) e questo vi faciliterà sicuramente il compito.

Il Tavolo degli Sposi è sempre ben visibile da tutti gli invitati. E’ bene che abbia un allestimento floreale particolare, leggermente diverso dagli altri – Matrimonio Country Chic Tulle & Cannella

Subito dopo, davanti a voi, potete far sedere i testimoni oppure fratelli o sorelle, con i relativi consorti ed eventuali damigelle. Man mano che procedete con l’allontanarvi dal Tavolo Sposi potrete decidere se tenere più vicino a voi i parenti oppure gli amici. Se avete nonni vi consiglio di farli accomodare al tavolo dei genitori o ad un tavolo di zii con i quali i nonni hanno rapporti stretti.

Se invece in qualità di Sposi preferite sedere ad un tavolo più ampio insieme ai testimoni, ricordate di calcolare a questo tavolo anche eventuali mogli/mariti/fidanzati.

Se la vostra scelta invece ricadrà sul Tavolo Imperiale, potrete decidere di seguire la disposizione tradizionale dettata dal Galateo oppure una più easy ma sempre di buon gusto. Ricordate in ogni caso che gli Sposi non vanno a capotavola ma vanno al centro di uno dei 2 lati lunghi.

Un bellissimo tavolo imperiale in giardino – peterandveronika.com

Sposa e Sposo al Tavolo Imperiale siedono al centro di uno dei 2 lati lunghi – insidewedding.com

Nello schema riportato in basso trovate la precisa disposizione degli invitati ad un Tavolo Imperiale dettata dal Galateo. A volte però, soprattutto negli ultimi anni, gli sposi preferiscono avere accanto a sé testimoni, fratelli o damigelle, posizionando i genitori di fronte a loro. In questo modo potranno avere accanto a loro gli amici più intimi, e i Genitori vis-à-vis, pronti ugualmente a condividere con loro le emozioni più belle di quel grande giorno.

Questo schema vi sarà molto utile per la disposizione di sposi e genitori nel caso di un Tavolo Imperiale – tullecannella.com

Quando preparate la lista dei Tavoli del Matrimonio, non dimenticate di creare una Lista apposita per i piccoli ospiti del vostro weddingday. Se avete previsto un Servizio di Animazione, la location avrà una zona opportuna dove far giocare i bambini ed una sala apposita dove far svolgere loro il pranzo. Solitamente è preferibile lasciare i bambini al di sotto dei 3 anni al tavolo con i genitori e gli altri con gli animatori. Quindi ricordatevi di segnalare la presenza del bambino e dell’apposito seggiolone nella lista invitati del ricevimento. A tal proposito, il consiglio che sento di darvi, è di non mettere coppie con figli allo stesso tavolo di persone single o troppo anziane, poiché anche il neonato più buono potrebbe risultare fastidioso a chi non ha dimestichezza con i bambini; e di destinare alle coppie con passeggini tavoli che non siano troppo sacrificati, ma che abbiano maggiore spazio intorno a loro. Così come è preferibile assegnare alle persone più anziane un tavolo lontano dal pianoforte della sala o dalle casse della band che suonerà dal vivo!

Anche i bambini hanno bisogno di una mise en place carina e adeguata. Meglio ancora se con qualche gadget che li intrattenga. Per i piccoli ospiti di Claudia e Nicola creai dei mini album da disegno con apposito set di matite colorate – Tulle e Cannella

Gli ultimi gruppi da inserire nel vostro planning sono i Tavoli dei Fornitori, ovvero dove siederanno il Fotografo, i Musicisti e il Wedding Planner con il proprio Staff. Solitamente sono quelli meno in vista nella disposizione della sala, o ubicati in salette attigue al vero e proprio ricevimento, ma devono ugualmente (e aggiungerei assolutamente) essere calcolati e comunicati alla location.

Ultimo consiglio importante

Una volta consegnata la lista dei Tavoli del Matrimonio alla vostra Location, è fondamentale avere delle Hostess di Sala che aiutino gli invitati a trovare il proprio posto e dirigano il “traffico” senza problemi.

Io ed il mio Staff durante un matrimonio. In primo piano è ben visibile una delle copie del mio prezioso planning, con Lista Invitati, Tavoli, Piantina ecc…

Una volta che avrete raccolto tutte le idee dovete iniziare a comporre realmente i vari tavoli

Per creare qquesti famosi Tavoli del Matrimonio potrete avvalervi solo del Pc e del file Excel oppure creare degli schemi con post-it colorati (o scotch di carta), su cui scrivere i nomi degli invitati. Se siete pignole potrete usare colori diversi a seconda del grado di parentela: rosa = famiglia della sposa, azzurro = famiglia dello sposo, giallo = colleghi di lavoro, arancio = zii anziani, ecc… In questo modo potrete spostare facilmente gli ospiti se volete cambiare posto a qualche coppia o se avrete bisogno di aggiungere nuovi invitati 😉

Un’idea pratica e molto colorata per creare i vari tavoli del matrimonio – rachelschultz.com

Se assegnerete ad ogni categoria uno specifico colore, sarà più facile fare variazioni o aggiunte

Quando i Tavoli del Matrimonio saranno completi, potrete passare ad impaginare le card del Tableau. Per la stampa vi consiglio di aspettare fino a 6 giorni prima delle nozze, perché in ogni matrimonio ci sono sempre defezioni dell’ultimo minuto e rischiereste di avere cartoncini errati che manderebbero in confusione il maître e le hostess di sala.

Le card del Tableau è sempre bene che siano stampate 5-6 giorni prima, per prevenire eventuali defezioni dell’ultimo minuto – Tableau realizzato per Marco e Alessandra – Tulle e Cannella Wedding Planner

Se al posto del Tableau Mariage sceglierete le Escort Card, dovrete far stampare piccoli cartoncini con il nome e cognome di ogni invitato (e un codice alfanumerico che indicherà il posto preciso da occupare), che poi disporrete su un unico tavolo scenografico all’ingresso della sala, e che corrisponderà al segnaposto che l’invitato troverà a tavola.

Sempre più spesso per la disposizione al Tavolo Imperiale si prediligono le Escort Card – Matrimonio Giulio e Benedetta

La escort card con il nome dell’invitato e il codice alfanumerico – Ideazione e Grafica Tulle & Cannella

Le Escort Card si rivelano fondamentali per il Tavolo Imperiale, per assegnare un posto preciso all’ospite, accanto a moglie, marito, ecc…

Per i Tavoli Tondi invece è sempre preferibile scegliere un unico cartoncino in cui vengono riportati i nomi degli invitati che occuperanno quel determinato tavolo. Ogni tavolo dovrà avere un nome che lo identifichi e che gli ospiti troveranno riportato anche sul tavolo in sala. Tutti i cartoncini verranno esposti in modo decorativo sul Tableau Mariage, che potrà essere l’occasione per rinforzare il mood delle nozze o per creare qualcosa di unico e scenografico.

Un ingresso trionfale in sala per i miei bellissimi Sposi!

Ricordate infine di stampare la vostra lista invitati e la Lista dei Tavoli del Matrimonio in duplice copia, sia per gruppi di tavoli che come lista in ordine alfabetico (per cognome!), perché il responsabile di sala ve la chiederà sicuramente qualche giorno prima delle nozze.

Ed ora, armate di pazienza, fantasia e tanta diplomazia… potete dare inizio alle danze, Ops ai tavoli!  🙂

Parola di Wedding Planner